Cómo gestionar campañas de comunicación para los eventos propios en Peldaño

Ahora que tenemos Hubspot, para poder llevar a cabo una mayor y mejor trazabilidad de las acciones de comunicación, y poder obtener datos de mayor calidad, es fundamental que incorporemos el uso el esta herramienta.

Debido a las fases de introducción de las distintas áreas, no todas las acciones se podrán concentrar en la herramienta, ya que algunas ya están fuera y otras tantas todavía no podemos concentrarlas aquí. No obstante, vamos a trabajar para trasladar al ecosistema de Hubspot todo lo que podamos a partir de ahora. Es decir, la publicación de post en RRSS, la de CTAs, las noticias en las newsletter y, pronto, los emailings, irán por aquí.

Para que sea más fácil seguir los pasos, a continuación detallaremos con tutoriales cómo hacer cada una de las cosas. ¡Vamos!

Documento de nomenclatura (para que todo quede nombrado correctamente)

Crear una campaña

Una vez dentro de Hubspot, dirigirse a Marketing>Campañas
Pulsar el botón Crear campaña>Empezar de cero
Rellenar los datos necesarios y colocar al principal responsable de comunicación del evento como propietario para guardar la campaña.
Os dejo un Loom con todo el proceso grabado, también. Ver el videotutorial de la futura influencer de Hubspot

Crear un CTA

A partir de ahora, se sustituirán los botones “nativos” de la web por CTAs de Hubspot para mejorar la trazabilidad y la interacción con estos elementos.

Solicitar el botón o banner que vayamos a usar al equipo de Diseño. (Intentaremos que, para el año que viene, estos elementos estén en CanvaPro para que cada uno pueda retocar el copy, crear varias opciones para hacer test A/B y, desde contenidos, haya una mayor autonomía)
Una vez tengamos el diseño, vamos a Marketing>Captación de Leads>CTA
Nombrar correctamente el CTA, según el documento de nomenclatura que está al inicio de este doc.
Subir archivo de imagen. Rellenar el texto alt. Incluir la URL de destino.
Asociar a Campaña.
Guardar.
Copiar el código de incrustación. Para las webs en las que esté instalado el plugin de Hubspot en Wordpress se podrá coger el código corto (lo veréis ahora en el vídeo), para las webs en las que no, coger el código largo.
Para incrustarlo en la noticia, hay que ir a Wordpress. Crear o modificar el artículo (según el punto en el que estéis), añadir un bloque de contenidos en el punto que consideréis mejor (cuanto más arriba, funcionará mejor) y elegís el bloque llamado HTML personalizado. Pegar el código de incrustación y listo. Podéis ver la vista previa del código para aseguraros.

Vídeos:

Cómo crear un CTA y cómo añadir multivariante

Cómo localizar el código de incrustación

Cómo incrustar el CTA en un artículo de Wordpress

Crear una newsletter

Este tutorial tendrá dos partes: la creación de una newsletter semanal/diaria del medio y cómo crear una url de seguimiento a la noticia del evento que incluyamos, para que sus datos se reflejen en los datos de la campaña. Y para las áreas que tienen una base de datos de suscriptores a la newsletter temática del evento (Security Forum y Tecnohotel Forum), cómo crear una newsletter de cero con diseño personalizado.

Ir a Marketing>Correo electrónico
Pulsar Crear correo electrónico
Y luego seleccionar correo Normal
Elegir la plantilla que corresponda a la newsletter de cada web.
Añadir las noticias que compongan la newsletter modificando los elementos editables de la newsletter o bien usando los módulos personalizados que vuelcan las noticias desde las webs y asociar los banners incluidos.
Cuando el contenido esté ok, ir a la pestaña Configuración. Allí hay que cambiar el nombre y el correo del remitente, añadir el asunto del correo, seleccionar el tipo de suscripción y Asociar a la campaña que corresponda. Desplegar las opciones Versión de texto sin formato y versión web. Activar Versión web

Añadir el Título de la página (será el que se vea en la pestaña del navegador), aseguraros de que el dominio que os aparece corresponde con el de vuestra unidad (ej. https://info.cuadernosdeseguridad.com/). Añadir un slug corto pero descriptivo

Ir Enviar o Programar. Elegir la lista de contactos en Enviar a, y si es necesario que no se envíe a ciertos contactos, elegir la lista o contactos en No enviar a.
Programar o enviar al momento si es necesario.

Vídeos:
Cómo editar la plantilla de la newsletter (con los módulos preestablecidos y los módulos personalizados de cada área)

Cómo elegir los banners del módulo predeterminado

Qué hacer si el módulo no me muestra los banners que necesito (mismo vídeo que en el caso anterior, explicación al final)

Si la queréis por escrito, podéis leer este tutorial

Crear una newsletter temática del evento

Paso 1 - Hacer formulario de suscripción a la newsletter temática (si no se cuenta con una lista de suscriptores previa
Paso 2 - Crear la lista de suscriptores
Paso 3 - Diseñar la plantilla para la newsletter desde una base sencilla o un ejemplo de plantilla entre las que ofrece Hubspot (no las nuestras de newsletter)
Paso 4 - Crear el contenido y seguir los pasos de envío

Crear una URL de seguimiento

Bien para hacer social ads o para asociar dicho enlace a una campaña de un cliente, estos son los pasos para crear una url de seguimiento.

Ir a Marketing>Campañas
Localizar la campaña del cliente en cuestión.
Pulsar en el botón Acciones>Crear URL de seguimiento (En Peldaño tenemos un documento con una estandarización de UTMs, consúltalo aquí)
Tomar la URL de referencia y pegarla en el espacio URL. En Campaña UTM aparecerá automáticamente la campaña del cliente seleccionada. En el apartado Fuente, elegir lo que corresponda. Fuente UTM, elegir lo que corresponda según el uso que se le vaya a dar. El documento de estándar de UTM ofrece las distintas posibilidades.

Añade también el Medio UTM, según corresponda y el Contenido UTM, según dónde se vaya a ubicar. Clica en crear.
Una vez creada, saldrás a la pantalla de Campañas. Entra dentro de la Campaña del cliente de nuevo. Haz scroll hasta el final, y despliega el módulo Tráfico.
Pulsa en el botón Ver URL de seguimiento

Se abrirá un modal con los datos de las URLs acortadas que tengas. Elige la apropiada para la campaña del banner copiando la URL corta en el botón

Crear post en RRSS

Todas las publicaciones que se hagan en redes: compartir una noticia de la web, una creatividad o una llamada a la acción, se harán a través de Hubspot para poder asociarla a la Campaña del evento.

Ve a Marketing>Redes sociales
Crea la publicación para cada perfil.
Antes de publicar, asocia la publicación a una campaña.
Programa en las fechas y horas que consideres mejor.
Para mejorar la coordinación entre equipos, si se usa Metricool en tu área, genera un borrador en ese calendario que bloquee la hora, para no pisar la publicación que se haga desde HubSpot.

Aquí el vídeo para hacerlo