Celebro un webinar: ¿qué pasos tengo que dar?

IMPORTANTE: La creación de los distintos materiales ahora recaerá en los equipos de cada UN, con apoyo y guía del equipo transversal. El equipo de Tecnología (IT) ya no tiene que realizar ningún tipo de gestión, pues todo el proceso está migrado a Hubspot.

Resumen de pasos a seguir

• Crear el plan de comunicación detallando noticias, nº de eblast de convocatoria, publicaciones en RRSS, y otros materiales
• Crear la campaña en Hubspot.
• Crear el formulario de inscripción, configurando la suscripción como Comunicaciones a terceros.
• Crear una lista activa que incorpore a todos los contactos que han rellenado el formulario que hemos creado.
• Duplicar la plantilla de eventos de Hubspot y personalizarla con el contenido del webinar. Se llama [PLANTILLA] Landing eventos
• Duplicar esta plantilla y convertirla en una thank you page, que confirme la inscripción.
• Crear correo automático con un texto de confirmación de la inscripción al webinar y un recordatorio de la fecha. Se crea un correo electrónico nuevo y se selecciona automático en lugar de normal. Se edita según necesidades, se puede usar la cartela del propio evento como cabecera.
• Crear el eblast de captación masiva con enlace directo a la landing page. Crear eblast con plantilla de eblast (imagen) para usar el drag&drop de Hubspot.
• Crear CTAs correspondientes para la web (deslizantes y fijos en el texto si fuera necesario). Ejemplo: ver aquí. Se puede clonar este o generar uno de cero, aplicando los colores del evento.
• Crear página en Wordpress/Hubspot en la que se incrustará la url en la que se emita el webinar. Si se va a emitir directamente en Youtube, no haría falta, se puede compartir el enlace a Youtube.
• Crear correos electrónicos de recordatorio del webinar, en el que se incrustará la url en la que se alojará el webinar finalmente.
• Configurar esos correos para que salgan 1 hora antes, media hora y al momento anunciando que estamos en directo.
• Crear CTA deslizante con formulario al momento de estar en directo que lleve directamente al vídeo de Youtube (recordad que al hacerlo así, no podemos controlar a los asistentes que no estén registrados) Ver ejemplo de plantilla aquí
• Solicitar plantillas para las creatividades de RRSS a Diseño en Canva, para poder ser proactivos y ágiles con los cambios
• Programar los post en RRSS a través de Hubspot.